Экспресc аудит
Экспресс аудит
Аудит направлен на совершенствование деятельности компании, используя прежние ресурсы текущего состояния, плюс выявление скрытых возможностей. В условиях кризиса задачей минимум является сохранение активов, объемов продаж, существовавших до кризиса и использование возможностей, которые дает кризис.
Управленческий аудит жесткий по процедуре вынесения оценки и решений, основанных на фактах. Отстраненность консультантов, их выключенность из контекста оперативной жизни организации позволяет выявить скрытые ресурсы, которые невидны для сотрудников компании.
Экспресс аудит затрагивает следующие основные бизнес процессы:
- Маркетинг
- Закупки
- Продажи
- Финансы
- Производство
- Бизнес-планирование
- HR менеджмент
- IT менеджмент
- ТQ менеджмент
- Правовое обеспечение
- Документооборот и отчетность
- Юридическая сторона
Для проведения экспресс аудита необходимы:
- людские ресурсы:
- руководители высшего и среднего звена всех направлений;
- ключевые специалисты (количество и список уточняются после получения организационной и функциональной структуры компании). Заранее оговаривается время и график проведения анкетирования, тестирования и проведения интервью; - доступ к разрешенной документации (конфиденциальность оговаривается в договоре);
- доступ на территорию компании.
Общее время проведения экспресс аудита занимает не более 2-х недель.
Методы управленческого экспресс аудита:
- установочные и экспертные интервью, обычно до 10 человек;
- анкетирование и тестирование, обычно более 5 человек;
- анализ документов;
- сбор данных методом наблюдения;
- формализованное описание процедур;
- построение схем и моделирование вариантов бизнес-процессов и ключевых функций как есть.
Результаты аудита отражаются в отчете SWOT-анализе и оценке персонала отчетах теста ММРI.
Вопросы, на которые дает ответ SWOT-анализ:
- Использует ли компания внутренние сильные стороны или отличительные преимущества в своей стратегии?
- Если компания не имеет отличительных преимуществ, то какие из ее потенциальных сильных сторон могут ими стать?
- Являются ли слабости компании - ее уязвимыми местами в конкуренции и/или они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства?
- Какие слабости требуют корректировки, исходя из стратегических соображений?
- Какие благоприятные возможности дают компании реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам?
- Какие угрозы должны наиболее беспокоить менеджера, и какие стратегические действия он должен предпринять для хорошей защиты?
Итак, после проведения аудита более четко представляются преимущества и недостатки компании, ситуация на рынке. Это позволит выбрать оптимальный путь развития, избежать опасностей и максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы, попутно пользуясь предоставленными рынком возможностями. Также к SWOT-анализу предоставляется план мероприятий для устранения угроз за счет сильных сторон и устранения слабых сторон за счет использования возможностей.
Даже если Вы уверены, что и так прекрасно обо всем осведомлены, лучше все же проводить SWOT-анализ, так как в этом случае он позволяет увеличить степень доступности ключевой информации о проблемах скрытых ресурсах и возможностях в структурированном виде что позволяет по-новому взглянуть на текущую ситуацию и открывающиеся перспективы.
В любом случае управленческий аудит всегда дает импульсы к изменениям направленным на совершенствование, делает бизнес более прозрачным, расшивает информационные пробки, позволяет снять массу сомнений и интегрирует команду и создает синергетический эффект. Особенно эффективно после прохождения аудита, проектирование корпоративных тренинг-школ, направленных, на решение уникального комплекса проблем конкретного предприятия выявленных в ходе аудита. Из нашей практики такие тренинг-школы никогда не бывают похожими. И эта уникальность обеспечивает их особую эффективность.
Сдача отчета происходит в два этапа:
- Этап «согласования и оцифровки» когда рекомендации переводятся в формат SMART и определяется необходимость дальнейшего сотрудничества.
SMART – это первые буквы английской аббревиатуры, которые означают, что рекомендации должны быть:
Конкретными (specific) – ясными и четкими в отношении того, что должно быть достигнуто.
Измеримыми (measurable) – указывать, как (чем) будет измеряться успех.
Согласованными (agreed) – должны быть согласованы с человеком, который будет реализовывать предложения, и, в идеале, со всеми, на кого будет влиять процесс или результат.
Реалистичными (realistic) – достижимыми с учетом имеющихся ограничений и необходимости согласования с другими целями.
Определенными во времени (timed) – для достижения целей должны быть установлены конкретные срок и достижимые измеряемые. - Этап сдачи происходи в виде защиты отчета, где происходит разъяснение выводов и толкование специальных терминов и полученных расчетов.
Управленческий экспресс аудит отличается от полного управленческого аудита, описание которого прилагается ниже. Достоинством его является экономичность и высокая скорость получения «фотографии» бизнес-процессов и проекта стратегии изменений.
Полный управленческий аудит на порядок дороже, а эффективность его лишь на 20% выше.
Согласование структуры отчета производится во время первого интервьюирования главы компании, обычно в него включаются ключевые 20% вопросов полного управленческого отчета, которые на 80% влияют на эффективность предприятия.
Стоимость данной услуги управленческого экспресс аудита составляет 35 тыс. рублей.
В случае Вашего согласия на проведение экспресс-аудита мы вышлем Вам договор и проведем первое интервью, в ходе которого уточним требования к форме отчета. Затем подпишем договор и начнем его выполнение.
Полный управленческий аудит
Основной целью полного управленческого аудита является оценка уровня готовности предприятия и его сотрудников к эффективной работе в соответствие с целями и задачами развития Компании. На основе оценки готовности разрабатывается программа проведения реорганизации системы управления предприятием, привлечения новых или переобучения имеющихся кадров.
В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:
- при реорганизации компании во время сильных изменений внешней среды;
- для оптимизации и повышения прозрачности менеджмента, бизнес-процессов производства и реализации и т.д.;
- при необходимости повышения управляемости филиалов или отделений.
Содержание и процедура консультирования.
- При проведении управленческого аудита консультантами последовательно решаются следующие задачи:
- Оценивается текущая стратегия предприятия, включая положение на рынке, целостность и системность поставленных стратегических целей, понимание их руководителями и сотрудниками, применение в оперативном управлении, контроль за реализацией.
- Оценивается технология процесса производства и реализации каждого продукта предприятия (бизнес-процессы). Оценка технологии включает анализ того, как выполняются части основных и управленческих бизнес-процесса компании.
- Оценивается технология выполнения ключевых функций управления предприятием в целом, включая функции анализа рынка, стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, распределения финансов и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т.д.
- Затем проводится оценка структуры управления компанией, т.е. взаимосвязь между процедурами, которые составляют бизнес-процессы и ключевые функции управления. В ходе оценки анализируется модель управления, четкость разделения на функциональные и профитные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, схема информационных потоков, а также их соответствие стратегии и модели управления.
Методами управленческого аудита являются стандартные процедуры экспертного консультирования:
- установочные и экспертные интервью:
- анкетирование и тестирование;
- анализ документов;
- сбор данных методом наблюдения;
- формализованное описание процедур;
- построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключевых функций как есть.
Какие результаты Вы получите?
- В результате оценки процедур (бизнес-процессов и ключевых функций), структуры управления, а также их соответствия стратегии и модели управления составляются рекомендации по изменениям в процедурах и структурах, которые следует осуществить для повышения качества менеджмента предприятия.
- Под качественным менеджментом в данном случае понимается эффективная система управления предприятием, а также высокий уровень квалификации высшего и среднего управленческого звена, адекватность функционирования системы управления персоналом целям и задачам организации.
- В результате аудита менеджмента дается оценка следующих параметров системы управления предприятием:
- комплексность процедур по отслеживанию ситуации на рынке, стратегическому целеполаганию и тактическому планированию;
- распределение областей ответственности среди высшего руководства и функциональных обязанностей между подразделениями;
- информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов;
- наличие и качество стандартов выполнения работ по производству, поставке и реализации продукции.
Этапы проведения управленческого аудита:
- В первую очередь проводятся установочные интервью с руководителями Компании. В ходе них уточняются границы бизнеса (продукты/услуги); лица и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие стратегические цели, а также документы, доступные для анализа.
Результатом установочных интервью является план-график проведения мероприятий по аудиту.
- Как правило, на втором этапе аудита проводится анализ документов. Основным источником информации являются распорядительные, нормативные и организационные документы предприятия: приказы, распоряжения, положения о подразделениях, должностные инструкции, производственные и административные инструкции, планы, отчеты о реализации и т.п.
Результатом анализа документации является первичная информация о процедурах бизнес-процессов и ключевых функций.
- В том случае, когда на предприятии нет нормальной системы документационного обеспечения управления, перед анализом документации проводятся установочные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняется перечень имеющихся документов, границы бизнес-процессов и ключевых функций, ответственные лица, составляющие их процедуры.
- После анализа документов проводятся экспертные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональные и информационные взаимодействия.
Результатом экспертных интервью являются модели бизнес-процессов и ключевых функций.
- На следующем шаге производится анализ моделей и проверка их на соответствие общепринятым стандартам управления. В результате выявляются недостатки в реализации ключевых функций управления и бизнес-процессов. Недостатки выявляются на двух уровнях. Во-первых, проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффективного управления (например, анализа рынка в функциях управления или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе). Во-вторых, анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адекватности задачам и оптимальности шагов.
Результатом анализа моделей является перечень потребностей в изменении системы управления.
ПРИМЕР СТРУКТУРЫ ОТЧЕТА
по результатам управленческого аудита
Оценка административно-организационной, функциональной и кадровой структуры
- Общая схема управления.
- Структура административного подчинения.
- Оценка структуры функционального взаимодействия.
- Оценка структуры информационного взаимодействия.
- Общая оценка кадровой структуры.
- Выводы по оценке административно-организационной, функциональной и кадровой структур.
Анализ бизнес-процессов
- Общая характеристика бизнес-процессов.
- Детальный анализ основных бизнес-процессов.
- Характеристика управленческих бизнес-процессов.
- Выводы по оценке бизнес-процессов.
Анализ распределения функций и зон ответственности
- Функциональный состав деятельности.
- Распределение ответственности и организация выполнения работ.
- Определение зон "безответственности" и неоправданного дублирования.
- Предложения по перераспределению функций и зон ответственности.
Анализ документационного обеспечения управления
- Оценка существующей системы ДОУ.
- Анализ существующих форм планирования, контроля, учета и отчетности.
- Выводы по оценке ДОУ.
Рекомендации
- Рекомендации по оптимизации организационной и функциональной структуры.
- Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов.
- Рекомендации по оптимизации подчинения и функциональной ответственности.
- Рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления.