Закрыть

Экспрес аудит

Экспресс-аудит

Аудит направлен на совершенствование деятельности компании, используя прежние ресурсы текущего состояния, плюс выявление скрытых возможностей. В условиях кризиса задачей минимум является сохранение активов, объемов продаж, существовавших до кризиса и использование возможностей, которые дает кризис.

Управленческий аудит жесткий по процедуре вынесения оценки и решений, основанных на фактах. Отстраненность консультантов, их выключенность из контекста оперативной жизни организации позволяет выявить скрытые ресурсы, которые невидны для сотрудников компании.

Экспресс аудит затрагивает следующие основные бизнес процессы:

  1. Маркетинг
  2. Закупки
  3. Продажи
  4. Финансы
  5. Производство
  6. Бизнес-планирование
  7. HR менеджмент
  8. IT менеджмент
  9. ТQ менеджмент
  10. Правовое обеспечение
  11. Документооборот и отчетность
  12. Юридическая сторона

Для проведения экспресс аудита необходимы:

  1. людские ресурсы:
    - руководители высшего и среднего звена всех направлений;
    - ключевые специалисты (количество и список уточняются после получения организационной и функциональной структуры компании). Заранее оговаривается время и график проведения анкетирования, тестирования и проведения интервью;
  2. доступ к разрешенной документации (конфиденциальность оговаривается в договоре);
  3. доступ на территорию компании.

Общее время проведения экспресс аудита занимает не более 2-х недель.

Методы управленческого экспресс аудита:

  • установочные и экспертные интервью, обычно до 10 человек;
  • анкетирование и тестирование, обычно более 5 человек;
  • анализ документов;
  • сбор данных методом наблюдения;
  • формализованное описание процедур;
  • построение схем и моделирование вариантов бизнес-процессов и ключевых функций как есть.

Результаты аудита отражаются в отчете SWOT-анализе и оценке персонала отчетах теста ММРI.

Вопросы, на которые дает ответ SWOT-анализ:

  • Использует ли компания внутренние сильные стороны или отличительные преимущества в своей стратегии?
  • Если компания не имеет отличительных преимуществ, то какие из ее потенциальных сильных сторон могут ими стать?
  • Являются ли слабости компании - ее уязвимыми местами в конкуренции и/или они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства?
  • Какие слабости требуют корректировки, исходя из стратегических соображений?
  • Какие благоприятные возможности дают компании реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам?
  • Какие угрозы должны наиболее беспокоить менеджера, и какие стратегические действия он должен предпринять для хорошей защиты?

Итак, после проведения аудита более четко представляются преимущества и недостатки компании, ситуация на рынке. Это позволит выбрать оптимальный путь развития, избежать опасностей и максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы, попутно пользуясь предоставленными рынком возможностями. Также к SWOT-анализу предоставляется план мероприятий для устранения угроз за счет сильных сторон и устранения слабых сторон за счет использования возможностей.

Даже если Вы уверены, что и так прекрасно обо всем осведомлены, лучше все же проводить SWOT-анализ, так как в этом случае он позволяет увеличить степень доступности ключевой информации о проблемах скрытых ресурсах и возможностях в структурированном виде что позволяет по-новому взглянуть на текущую ситуацию и открывающиеся перспективы.

В любом случае управленческий аудит всегда дает импульсы к изменениям направленным на совершенствование, делает бизнес более прозрачным, расшивает информационные пробки, позволяет снять массу сомнений и интегрирует команду и создает синергетический эффект. Особенно эффективно после прохождения аудита, проектирование корпоративных тренинг-школ, направленных, на решение уникального комплекса проблем конкретного предприятия выявленных в ходе аудита. Из нашей практики такие тренинг-школы никогда не бывают похожими. И эта уникальность обеспечивает их особую эффективность.

Сдача отчета происходит в два этапа:

  1. Этап «согласования и оцифровки» когда рекомендации переводятся в формат SMART и определяется необходимость дальнейшего сотрудничества.
    SMART – это первые буквы английской аббревиатуры, которые означают, что рекомендации должны быть:
    Конкретными (specific) – ясными и четкими в отношении того, что должно быть достигнуто.
    Измеримыми (measurable) – указывать, как (чем) будет измеряться успех.
    Согласованными (agreed) – должны быть согласованы с человеком, который будет реализовывать предложения, и, в идеале, со всеми, на кого будет влиять процесс или результат.
    Реалистичными (realistic) – достижимыми с учетом имеющихся ограничений и необходимости согласования с другими целями.
    Определенными во времени (timed) – для достижения целей должны быть установлены конкретные срок и достижимые измеряемые.
  2. Этап сдачи происходи в виде защиты отчета, где происходит разъяснение выводов и толкование специальных терминов и полученных расчетов.

Управленческий экспресс аудит отличается от полного управленческого аудита, описание которого прилагается ниже. Достоинством его является экономичность и высокая скорость получения «фотографии» бизнес-процессов и проекта стратегии изменений.

Полный управленческий аудит на порядок дороже, а эффективность его лишь на 20% выше.

Согласование структуры отчета производится во время первого интервьюирования главы компании, обычно в него включаются ключевые 20% вопросов полного управленческого отчета, которые на 80% влияют на эффективность предприятия.

Стоимость данной услуги управленческого экспресс аудита составляет 35 тыс. рублей.

В случае Вашего согласия на проведение экспресс-аудита мы вышлем Вам договор и проведем первое интервью, в ходе которого уточним требования к форме отчета. Затем подпишем договор и начнем его выполнение.

Полный управленческий аудит

Основной целью полного управленческого аудита является оценка уровня готовности предприятия и его сотрудников к эффективной работе в соответствие с целями и задачами развития Компании. На основе оценки готовности разрабатывается программа проведения реорганизации системы управления предприятием, привлечения новых или переобучения имеющихся кадров.

В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:

  • при реорганизации компании во время сильных изменений внешней среды;
  • для оптимизации и повышения прозрачности менеджмента, бизнес-процессов производства и реализации и т.д.;
  • при необходимости повышения управляемости филиалов или отделений.

Содержание и процедура консультирования.

  • При проведении управленческого аудита консультантами последовательно решаются следующие задачи:
    • Оценивается текущая стратегия предприятия, включая положение на рынке, целостность и системность поставленных стратегических целей, понимание их руководителями и сотрудниками, применение в оперативном управлении, контроль за реализацией.
    • Оценивается технология процесса производства и реализации каждого продукта предприятия (бизнес-процессы). Оценка технологии включает анализ того, как выполняются части основных и управленческих бизнес-процесса компании.
    • Оценивается технология выполнения ключевых функций управления предприятием в целом, включая функции анализа рынка, стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, распределения финансов и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т.д.
  • Затем проводится оценка структуры управления компанией, т.е. взаимосвязь между процедурами, которые составляют бизнес-процессы и ключевые функции управления. В ходе оценки анализируется модель управления, четкость разделения на функциональные и профитные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, схема информационных потоков, а также их соответствие стратегии и модели управления.

Методами управленческого аудита являются стандартные процедуры экспертного консультирования:

  • установочные и экспертные интервью:
  • анкетирование и тестирование;
  • анализ документов;
  • сбор данных методом наблюдения;
  • формализованное описание процедур;
  • построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключевых функций как есть.

Какие результаты Вы получите?

  • В результате оценки процедур (бизнес-процессов и ключевых функций), структуры управления, а также их соответствия стратегии и модели управления составляются рекомендации по изменениям в процедурах и структурах, которые следует осуществить для повышения качества менеджмента предприятия.
  • Под качественным менеджментом в данном случае понимается эффективная система управления предприятием, а также высокий уровень квалификации высшего и среднего управленческого звена, адекватность функционирования системы управления персоналом целям и задачам организации.
  • В результате аудита менеджмента дается оценка следующих параметров системы управления предприятием:
    • комплексность процедур по отслеживанию ситуации на рынке, стратегическому целеполаганию и тактическому планированию;
    • распределение областей ответственности среди высшего руководства и функциональных обязанностей между подразделениями;
    • информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов;
    • наличие и качество стандартов выполнения работ по производству, поставке и реализации продукции.

Этапы проведения управленческого аудита:

  • В первую очередь проводятся установочные интервью с руководителями Компании. В ходе них уточняются границы бизнеса (продукты/услуги); лица и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие стратегические цели, а также документы, доступные для анализа.

    Результатом установочных интервью является план-график проведения мероприятий по аудиту.

  • Как правило, на втором этапе аудита проводится анализ документов. Основным источником информации являются распорядительные, нормативные и организационные документы предприятия: приказы, распоряжения, положения о подразделениях, должностные инструкции, производственные и административные инструкции, планы, отчеты о реализации и т.п.

    Результатом анализа документации является первичная информация о процедурах бизнес-процессов и ключевых функций.

  • В том случае, когда на предприятии нет нормальной системы документационного обеспечения управления, перед анализом документации проводятся установочные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняется перечень имеющихся документов, границы бизнес-процессов и ключевых функций, ответственные лица, составляющие их процедуры.
  • После анализа документов проводятся экспертные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональные и информационные взаимодействия.

    Результатом экспертных интервью являются модели бизнес-процессов и ключевых функций.

  • На следующем шаге производится анализ моделей и проверка их на соответствие общепринятым стандартам управления. В результате выявляются недостатки в реализации ключевых функций управления и бизнес-процессов. Недостатки выявляются на двух уровнях. Во-первых, проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффективного управления (например, анализа рынка в функциях управления или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе). Во-вторых, анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адекватности задачам и оптимальности шагов.

    Результатом анализа моделей является перечень потребностей в изменении системы управления.

ПРИМЕР СТРУКТУРЫ ОТЧЕТА
по результатам управленческого аудита

Оценка административно-организационной, функциональной и кадровой структуры

  • Общая схема управления.
  • Структура административного подчинения.
  • Оценка структуры функционального взаимодействия.
  • Оценка структуры информационного взаимодействия.
  • Общая оценка кадровой структуры.
  • Выводы по оценке административно-организационной, функциональной и кадровой структур.

Анализ бизнес-процессов

  • Общая характеристика бизнес-процессов.
  • Детальный анализ основных бизнес-процессов.
  • Характеристика управленческих бизнес-процессов.
  • Выводы по оценке бизнес-процессов.

Анализ распределения функций и зон ответственности

  • Функциональный состав деятельности.
  • Распределение ответственности и организация выполнения работ.
  • Определение зон "безответственности" и неоправданного дублирования.
  • Предложения по перераспределению функций и зон ответственности.

Анализ документационного обеспечения управления

  • Оценка существующей системы ДОУ.
  • Анализ существующих форм планирования, контроля, учета и отчетности.
  • Выводы по оценке ДОУ.

Рекомендации

  • Рекомендации по оптимизации организационной и функциональной структуры.
  • Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов.
  • Рекомендации по оптимизации подчинения и функциональной ответственности.
  • Рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления.